Libros telemáticos obligatorios
Se acabó el papel. Todos los libros obligatorios que ha de llevar el empresario (de contabilidad, de actas o decisiones de socio único, de socios, de acciones nominativas o de contratos con el socio único) ya no podrán llevarse en papel, ahora deberán cumplimentarse necesariamente en soporte informático y habrán de presentarse telemáticamente en el Registro Mercantil para su legalización.
Este sistema de libros telemáticos se aplicará a los libros de cualquier clase respecto de ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013. Desde entonces no se podrán legalizar ni presentar libros en papel.
En el caso más habitual, los libros en papel antiguos ya legalizados deberán cerrarse el día 31 de diciembre de 2013 y solo podrán constar en ellos hechos o actos anteriores a dicha fecha.
A partir de ahora, únicamente se admite el soporte electrónico con presentación telemática en el Registro Mercantil para su legalización, tras su cumplimentación y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
Los libros de actas o de decisiones del socio único deberán legalizarse anualmente, igual que ocurre con los libros de contabilidad. Si por algún motivo fuera necesario o conveniente, se permite legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente en cualquier momento del ejercicio social, sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el año deban incluirse también dichas actas.
Se permite que un único libro pueda recoger las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad (Junta General y Consejo, por ejemplo).
A pesar de la rigidez y de la complejidad que en algunos casos puede suponer la obligatoriedad de utilizar los medios electrónicos y telemáticos para la llevanza y diligenciado de los libros, la norma no deja de tener su dosis de flexibilidad y cordura, de modo que permite legalizar el libro de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
Además, las sociedades que no hubieran legalizado su libro de actas (o de socios, de acciones nominativas o de contratos con el socio único) podrán incluir en el primer libro presentado telemáticamente todas las actas o circunstancias de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.
