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Gastos de viaje, alojamiento y manutención

¿Qué hacemos con los gastos derivados de desplazamientos laborales esporádicos del trabajador?
Veamos cómo tratarlos correctamente…

No en pocas ocasiones esta materia resulta confusa para el empresario. Intentaremos esquematizar para una mayor comprensión.

Estos gastos se pueden dividir en dos bloques:

  1. Gastos de viaje y estancia:
  • Gastos de peaje.
  • Gastos de transporte (billetes de avión, tren, autobús, taxi, etc)
  • Gastos de combustible (en vehículos facilitados por la empresa) o kilometraje (en vehículos del trabajador, con el límite de 0,19 € por kilómetro como cantidad exenta).
  • Gastos de aparcamiento.
  • Gastos de representación.
  • Gastos de alojamiento u hospedaje.

En todos estos casos, se consideran netamente gastos. No constituyen retribución en especie, no están sujetos a renta ni a cotización e, idealmente, no debieran incluirse en nómina por no ser conceptos retributivos. Salvo en el caso del kilometraje, el resto de gastos no están topados y son gastos puros en su totalidad. En el supuesto del kilometraje, cotizaría y tributaría el exceso abonado en relación a 0,19 € el kilómetro recorrido.

  1. Gastos de manutención: bajo estos gastos, se cubren las necesidades alimenticias del trabajador que efectúa el viaje. Las cantidades máximas exentas tanto de renta como de cotización, son las que siguen:
  • Si se pernocta fuera del municipio donde reside el trabajador: 53,34 € si es dentro de España, y 91,35 € si es fuera de España. Comúnmente, se denomina dieta completa.
  • Si no se pernocta fuera del municipio donde reside el trabajador: 26,67 € si es dentro de España y 48,08 € si es fuera de España. Comúnmente, se denomina media dieta.

Los excesos abonados por día en relación a las anteriores cantidades, deben tributar y cotizar.

Es importante reseñar que este sistema está ideado para gastos de manutención derivados de viajes esporádicos. Cualquier comida que se abone al trabajador en la localidad del centro de trabajo habitual constituirá, por ello, retribución en especie, y se debe cotizar y tributar por ella, salvo que se opte por la vía de los cheques comida, en cuyo caso están exentos de tributación con el límite de 11 € diarios, pero sujetos a cotización en todo caso.

 

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