¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación de la empresa?
La respuesta a esta pregunta frecuente no es sencilla, pues los plazos de conservación de las facturas, tickets, contratos, nóminas, seguros sociales, libros de contabilidad, documentos bancarios, etc. son distintos, en función de la normativa aplicable: fiscal, mercantil o laboral.
La normativa mercantil (Código de Comercio) establece la obligación de conservar durante 6 años los libros obligatorios y los no obligatorios, además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos.
Por su parte, la legislación fiscal (Ley General Tributaria) prevé, como regla, que la documentación deba conservarse durante el plazo de prescripción (en general, un plazo de cuatro años desde que finaliza el plazo voluntario de presentación de cada impuesto, ya que éste es el tiempo en el que la Agencia Tributaria puede solicitar su revisión).
Como excepciones a esta regla general, estarían, entre otras, (i) la obligación de conservar las facturas de compra de los bienes que se amortizan hasta los cuatro años siguientes al último periodo en que se aplicó la amortización; (ii) el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones, que es de 10 años desde la presentación de la declaración en que se generaron; (iii) las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales, o; (iv) el derecho de investigación de la Administración, ya que no prescribe el derecho de comprobación de la Administración referido a períodos ya prescritos, cuando los mismos tengan eficacia en ejercicios no prescritos.
Por su parte, las normas laborales (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social) obligarán a conservar la documentación al menos durante el plazo de prescripción de las infracciones en el ámbito laboral que es de tres años y de las relacionadas con la seguridad social que prescriben a los cuatro años.
Además, los registros de jornada laboral deberán conservarse durante un período mínimo de cuatro años.
Finalmente, otras normativas específicas, como la referida a la prevención del blanqueo de capitales, la protección de datos personales o a las subvenciones, pueden establecer obligaciones concretas de conservación de determinados documentos por plazos diferentes.
En cualquier caso, al margen de los plazos mínimos legales obligatorios, lo recomendable será conservar la documentación el mayor tiempo posible, en función de la disponibilidad de espacio de cada empresa, por si hubiera de utilizarse como prueba a favor de los intereses de la empresa en cualquier momento, en caso de resultar conveniente.
