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El pasado 3 de marzo del 2025, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha emitido un documento «Depósito de Cuentas: su papel clave para la transparencia empresarial y el régimen sancionador».

En este documento el ICAC resalta la importancia del depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil como un mecanismo esencial para la transparencia y seguridad en el ámbito empresarial pues este proceso permite a inversores, acreedores y organismos reguladores acceder a información fiable sobre la situación financiera de una sociedad, fortaleciendo la confianza en el mercado y facilitando condiciones favorables de financiación y crédito.

También nos recuera que el ICAC tiene la potestad sancionadora en caso de incumplimiento por lo que, anualmente, recibe del Registro Mercantil la lista de sociedades que no han cumplido con esta obligación y selecciona algunas para la apertura de expedientes sancionadores. Las infracciones prescriben a los tres años.

Las sanciones se determinan con dos criterios. El principal, basado en aplicar el 0,5 por mil sobre el activo y otro 0,5 por mil sobre la cifra de ventas, con un mínimo de 1.200 euros. Si la empresa no facilita estos datos, se usa el criterio subsidiario, que aplica un 2% sobre el capital social inscrito, sin que la sanción pueda ser inferior a 1.200 euros. Es posible reducir la sanción hasta en un 40% mediante reconocimiento y pago voluntario antes de la resolución del expediente.

Además, el ICAC aclara unas situaciones frecuentes, siendo las siguientes:

• Diferencia entre presentar y depositar las cuentas: No basta con presentarlas en el Registro Mercantil, estas deben ser correctamente calificadas.
• No aprobación de cuentas: Si no se aprueban en la Junta General, la sociedad debe justificarlo con certificaciones y renovar esta justificación cada seis meses.
• Responsabilidad de la sanción: Recae exclusivamente sobre la sociedad, no sobre administradores o de los asesores.
• Cese de actividad o liquidación: No exime de la obligación de presentar cuentas hasta la cancelación definitiva en el Registro Mercantil.
• No se requiere acreditar perjuicios a terceros: La sanción se impone para garantizar la publicidad registral y la transparencia en el tráfico mercantil.