Calendario de las cuentas anuales: Formulación, Aprobación y Depósito
Aunque son términos que frecuentemente se emplean unidos, la formulación y la aprobación de las cuentas anuales constituyen actuaciones diferenciadas e independientes dentro del proceso de tramitación de las cuentas anuales de las sociedades mercantiles. Aprovechamos, además, para recordar el calendario del cierre del ejercicio.
La formulación consiste en la redacción, confección y aprobación de las cuentas por parte del órgano de administración de la sociedad, cuyos miembros tendrán que firmarlas.
El órgano de administración tiene que elaborar las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, en el plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio.
Todos los miembros del órgano de administración tendrán que firmar las cuentas y los demás documentos y si alguno de ellos no las firmase, se deberá indicar expresamente cual es el motivo por el que falta esa firma.
Por lo tanto, la formulación de las cuentas requiere un acuerdo del órgano de administración de la sociedad, no pudiendo dicho órgano delegar esta función en nadie.
Por su parte, la aprobación de las cuentas es un acto posterior a la formulación y consiste en someter las cuentas que fueron formuladas por los administradores a la aprobación de la Junta General ordinaria de la Sociedad.
Es decir, las cuentas que inicialmente fueron redactadas y firmadas por los administradores deben someterse más tarde a la aprobación del órgano soberano de la sociedad, es decir, de la Junta General en un plazo máximo de 6 meses después del fin del ejercicio.
Respecto al calendario de actuaciones posteriores al cierre del ejercicio, para una sociedad cuyo ejercicio concluya el 31 de diciembre, aquél será:
- Formulación de las cuentas anuales: hasta el 31 de marzo.
- Legalización de los libros oficiales de contabilidad: hasta el 30 de abril.
- Aprobación de las cuentas anuales: hasta el 30 de junio.
- Depósito de las cuentas anuales: 1 mes desde la aprobación de las cuentas anuales.
- Declaración del Impuesto sobre Sociedades: del 1 al 25 de julio.
Si sociedad tiene establecido en sus estatutos que el ejercicio social está comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de agosto debido a las características de su actividad.
Cual seria las fechas en que debe formular las cuentas anuales, acordar su aprobación y depositarlas en el Registro Mercantil.
Agradecemos su colaboración. Recordamos que estos comentarios, ampliación doctrinal de las cuestiones tratadas en el blog, no están concebidos como respuesta a consultas particulares y que, en ningún caso, constituyen asesoramiento.
Con carácter general, el órgano de administración de las sociedades de capital debe formular las Cuentas Anuales -y, en su caso, el informe de gestión-, así como la propuesta de aplicación del resultado, en el plazo máximo de los tres meses posteriores a la fecha de cierre de su ejercicio social. Esas Cuentas Anuales deben aprobarse por la Junta General ordinaria en el plazo de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio social y deben depositarse en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde su aprobación.
Con carácter extraordinario y, con motivo de la situación creada por la pandemia de COVID-19, el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo y el Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, han modificado los plazos, de la siguiente manera:
«La obligación de formular las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social que incumbe al órgano de gobierno o administración de una persona jurídica y, cuando fuere legalmente exigible, el informe de gestión y demás documentos exigibles según la legislación de sociedades, queda suspendida hasta el 1 de junio de 2020, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha. No obstante lo anterior, será válida la formulación de las cuentas que realice el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica durante el estado de alarma pudiendo igualmente realizar su verificación contable dentro del plazo legalmente previsto o acogiéndose a la prórroga prevista en el apartado siguiente.»
«5. La junta general ordinaria, para aprobar las cuentas del ejercicio anterior, se reunirá necesariamente dentro de los dos meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales.»
Si la sociedad cierra su ejercicio social el 31de agosto de 2020, deberá formular sus cuentas anuales entre esa fecha y el 30 de noviembre de 2020, aprobarlas antes del 28 de febrero de 2021 y depositarlas en el plazo de un mes desde la fecha de la aprobación.