Libro de actas electrónico
Actualmente el libro de actas debe cumplimentarse necesariamente en soporte electrónico y, una vez cumplimentado, tiene que presentarse obligatoriamente por vía telemática en el Registro Mercantil para su legalización, no siendo admisible ya su presentación para legalización en soporte papel ni en disco, ni tampoco la legalización antes de su utilización.
Todos los acuerdos que adopte la Junta General, o el socio único, de una sociedad mercantil tienen que recogerse en un Acta, que se incorpora al Libro de Actas que ha de llevar dicha sociedad. Lo mismo ocurre con los acuerdos del Consejo de Administración, en aquellas sociedades que cuenten con este órgano de administración.
En la práctica será preciso redactar y firmar el acta de cada reunión de la Junta General y, después de que esté firmada, incorporarla a un soporte electrónico o fichero (mediante su escaneo, por ejemplo), de modo que cada año, una vez finalizado el ejercicio social, puedan enviarse telemáticamente al Registro Mercantil para su legalización todas las actas de ese año en el plazo de los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio.
Si la sociedad quiere evitar que en el trámite de legalización telemática en el Registro Mercantil alguien pueda conocer, utilizar o difundir con cualquier finalidad el contenido de los acuerdos transcritos en las actas, existe la posibilidad de cifrar los ficheros electrónicos que contengan esas actas y que se envíen al Registro, sin perjuicio de la obligación que tiene el propio Registrador Mercantil de adoptar las medidas oportunas que garanticen la seguridad de los ficheros y el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos.
Si por algún motivo fuera necesario o conveniente, se permite legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente en cualquier momento del ejercicio social, sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el año deban incluirse también dichas actas.
Además, se permite que un único libro pueda recoger las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad (Junta General y Consejo de Administración, por ejemplo).
