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Las sociedades que cierran su ejercicio social el día 31 de diciembre tienen hasta el 30 de abril del año siguiente para legalizar de forma telemática los libros contables y societarios.

Deben legalizarse los libros que con carácter obligatorio llevan los empresarios:

– Libros contables: libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales

– Libros societarios: Libro de actas de la Junta General y, si existe, del Consejo de Administración; libro registro de socios en la SL y el libro registro de acciones nominativas en la SA, en los ejercicios en que haya alguna alteración o gravamen; libro registro de contratos con el socio único, en sociedad unipersonal.

También pueden legalizarse otros libros voluntarios que lleve el empresario en su actividad.

La legalización de los libros garantiza que no se pueda modificar su contenido con posterioridad a ese momento, permite que puedan utilizarse como prueba en caso de conflicto entre socios o con terceros o servir de prueba en juicio, ya que garantiza la fiabilidad de su contenido.

En cuanto al plazo de legalización de los libros, ésta deberá hacerse de forma telemática en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran los cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Respecto a las sanciones por incumplimiento del deber de legalización, desde el punto de vista mercantil, no existe ningún tipo de régimen sancionador. Simplemente, el Registrador hará constar que la legalización se ha realizado fuera del plazo legal.

Pero desde el punto de vista fiscal se considera infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, imponiendo sanciones de 150 o 300 euros. Aunque no es normal la imposición de esta sanción, está prevista legalmente y la Administración puede hacer uso de ella.

Sin perjuicio de lo anterior, el incumplimiento de esta obligación puede ser utilizado por los acreedores para solicitar la responsabilidad de los administradores en caso de deudas de la sociedad; o puede dar lugar a que un concurso de acreedores se califique como culpable, lo cual extendería la responsabilidad a los administradores.