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Las cuentas anuales están integradas por un conjunto de documentos que reflejan la situación patrimonial y financiera, así como los resultados de una empresa. En el caso de las sociedades mercantiles, estos documentos son formulados por el órgano de administracion para su aprobación, en su caso, por la Junta General.

Una vez aprobadas, incumbe a los administradores de la sociedad la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil en el plazo de un mes desde la aprobación de las mismas.

Ello con independencia de que la sociedad hubiese permanecido inactiva o se encuentre en liquidación, so pena de cierre registral por falta de depósito si transcurre un año desde el cierre del ejercicio y de las sanciones administrativas competencia del ICAC, que hoy por hoy, no se toma esto muy en serio.

No es posible depositar las cuentas no aprobadas, circunstancia que deberá justificarse mediante certificación de órgano de administracion, que impedirá el cierre registral.

Además de las cuentas anuales (Balances, perdidas y ganancias y memoria, así como estado cambios en el patrimonio neto y estado de flujos de efectivo, si procede), deben acompañarse los siguientes documentos:

• La solicitud firmada por el presentante.
• La certificación de los acuerdos sobre gestión social, aprobación de las cuentas, la aplicación del resultado, sí como la identidad de las cuentas depositadas con las auditadas, en su caso.
• Un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones o participaciones propias.
• Un ejemplar de informe medioambiental o declaración negativa, en su caso.
• El formulario de identificación del titular real de la sociedad.

El cierre registral derivado del incumplimiento de la obligación de depósito supone la imposibilidad de inscribir en el Registro cualquier acto o documento de la sociedad con la excepción de ceses y nombramientos de administradores o apoderados.

Una vez presentados los documentos corresponde al registrador su calificación en el plazo de quince días (treinta si concurre justa causa) desde el asiento de presentación, procediendo al depósito si resulta favorable.

La calificación desfavorable, se hará constar, detallando los motivos y su carácter insubsanable o subsanable. En este último caso, se abre un plazo de cinco meses para su subsanación y nueva calificación.