La contabilidad de bolsillo
Los clientes del despacho con el servicio de contabilidad contratado
van a tener la posibilidad de acceder a un nuevo servicio que deno-
minamos “Mi área contable” que permitirá, a quien así lo desee, llevar
su contabilidad en el bolsillo.
La contabilidad nos permite conocer lo que tiene nuestra empresa, lo que debe, cuánto gana o pierde, si tiene capacidad de pagar sus deudas o si el negocio es rentable o no. Para poder acceder a esta información es necesario disponer de unos registros contables completos en un formato manejable que nos permitan el estudio y análisis de estos.
A través de “Mi área contable” vamos a poner a disposición de aquellos clientes que así lo deseen, un archivo Excel, que contendrá un diario, los extractos y un balance de sumas y saldos.
El Diario es un registro en el que se anotan día a día y siguiendo el orden en que ocurren, todos hechos con transcendencia económica de la empresa: una compra, una venta, el cobro de un cliente, el pago de una nómina, etc.
Un extracto o cuenta de mayor es un registro donde se detallan cronológicamente y acompañados de su descripción todos los movimientos relacionados con una cuenta específica -por ejemplo, un cliente concreto o una cuenta de banco– y que nos permite conocer su saldo actualizado.
Por último, se incluye un balance de sumas y saldos, que es un documento que recoge todas las cuentas contables de la empresa, mostrando para cada una la suma de sus movimientos y el saldo final.
Gracias a Excel, a toda esta información le podremos aplicar filtros numéricos, alfanuméricos y de fecha. Por ejemplo, en el balance de sumas y saldos podemos filtrar por cuenta y conseguir:
− que solo aparezcan las cuentas de cliente o de proveedor, que son todas aquellas que empiezan por “430” o “400” y conocer los importes que tenemos pendientes de cobro o pago de cada
uno de ellos.
− que solo salgan las cuentas de banco que son todas aquellas que empiezan por 572 y conocer el saldo bancario en un momento dado.
Este archivo, además de las innumerables ventajas que nos ofrece una herramienta tan potente como Excel, tendrá un pequeño manual que facilitará su manejo.
